Politique de confidentialité :
Institut Océanographique – Fondation Albert Ier, Prince de Monaco
Préambule
L’Institut Océanographique – Fondation Albert Ier, Prince de Monaco, attache une importance essentielle à la confidentialité et à la protection des données personnelles des visiteurs de son site internet et de ses établissements, la Maison de l’Océan à Paris et le Musée océanographique de Monaco.
Parce qu’il s’agit avant tout de votre vie privée, nous avons souhaité exposer, avec clarté et transparence, la manière dont vos informations sont collectées, utilisées, conservées et protégées, conformément à la loi n°1.565 du 3 décembre 2024 relative à la protection des données personnelles.
Par ailleurs, pour les traitements effectués sur le territoire français, l’Institut applique les règles du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi que la législation française en matière de protection des données.
Sommaire
- Responsable du traitement
- Données collectées
- Finalités des traitements
- Fondements juridiques
- Durées de conservation
- Destinataires des données
- Transferts hors de Monaco
- Vidéosurveillance
- Club Océano
- Cookies
- Vos droits
- Mise à jour de la politique
- Droit applicable
1. Le responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits dans cette politique est :
Institut Océanographique – Fondation Albert Ier, Prince de Monaco
Avenue Saint-Martin, 98000 Monaco
Tél. : +377 93 15 36 00
Email : donneespersonnelles@oceano.org
En cette qualité, l’Institut détermine les finalités et les moyens des traitements des données personnelles collectées, telles que détaillées ci-dessous.
Certains traitements, en raison de leurs spécificités, font l’objet de sections dédiées ci-dessous, notamment la vidéosurveillance (section 8) et la gestion du Club Océano (section 9)
2. Les données que nous collectons et les circonstances de leur collecte
Lorsque vous parcourez notre site, visitez le musée, la Maison de l’Océan ou lorsque vous nous sollicitez, certaines données personnelles vous concernant peuvent être collectées.
Il peut s’agir :
- Des données que vous choisissez de nous communiquer pour qu’un salarié de l’Institut puisse vous répondre, traiter votre candidature ou organiser votre venue, par email ou via un formulaire en ligne ;
- Des informations nécessaires à la gestion d’une réservation, d’une privatisation ou d’une visite VIP ;
- Des informations techniques générées par votre navigation (adresse IP anonymisée, paramètres du navigateur, pages consultées et cookies) et vos données d’identification électronique ;
- Des images issues de nos caméras de vidéosurveillance.
- Pour les dons, votre identité, coordonnées, informations relatives au don (montant, affectation, souhait d’apparition publique), préférences de communication ;
- Les données nécessaires au paiement (numéro de carte, date d’expiration, nom du titulaire, CVC). Les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par notre prestataire de paiement sécurisé. L’Institut n’a jamais accès au numéro complet de carte ni au CVC.
En application de l’article 11 de la loi n°1.565, chaque traitement est fondé sur une finalité déterminée, explicite et légitime, et nous ne collectons que les données strictement nécessaires à celle-ci
3. Finalités du traitement
a) Répondre à vos demandes et assurer le suivi de vos échanges avec l’Institut
Lorsque vous nous contactez, les données que vous nous transmettez servent exclusivement à traiter votre requête et à vous apporter une réponse adaptée.
b) Organiser les réservations, visites groupées et privatisations
Les données nécessaires à la préparation d’une visite ou d’un évènement au Musée sont utilisées pour gérer votre demande, coordonner les services concernés et assurer votre accueil dans les meilleures conditions.
c) Assurer la gestion des achats effectués via la billetterie en ligne
Lorsque vous utilisez un prestataire partenaire pour acheter vos billets, seules les informations indispensables au suivi de votre commande nous sont transmises. Le reste relève de la politique du prestataire.
d) Gérer les concours organisés directement sur notre site
Ces données permettent de traiter les participations, d’assurer l’équité du concours et de remettre les dotations conformément au règlement.
e) Suivre les relations institutionnelles, commerciales ou de mécénat
Lorsque vous entamez un échange de nature professionnelle ou philanthropique, les informations transmises servent à répondre à votre demande et à assurer le suivi nécessaire.
f) Vous adresser des informations institutionnelles, culturelles ou évènementielles
g) Améliorer le fonctionnement du site et mesurer son audience
Nous analysons certaines données techniques, toujours anonymisées, afin d’assurer la performance du site et d’en améliorer l’ergonomie.
h) Organiser et gérer le recrutement des futurs collaborateurs
Nous réceptionnons vos données personnelles en vue de traiter votre candidature, en ligne ou par tout autre moyen de communication.
i)Vous permettre d’échanger avec l’institut océanographique et ses collaborateurs
Dans le cadre d’échanges avec l’institut océanographie et ses collaborateurs, nous traitons vos données personnelles présentes dans les courriels et courriers adressés ou reçus.
j) Protéger les bien et les personnes
Conformément à l’article 8 de la présente politique de confidentialité, un dispositif de vidéosurveillance a été installé au sein du Musée afin notamment d’assurer la sécurité du site et disposer de preuves en cas litige.
k) Gérer la comptabilité générale de l’Institut océanographique
Nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles en lien avec l’achat et la vente de produits ou de services.
l) Traiter les données nécessaires à l’identification et/ou résolution des litiges
En cas de sinistre, accident ou litige, nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles nécessaires à leur analyse, résolution ou constituant des preuves.
4. Fondements juridiques des traitements
Chaque traitement repose sur l’un des fondements prévus par la loi :
- Votre consentement, lorsqu’il est requis (newsletter, cookies non essentiels, etc…) ;
- L’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles (réservations, billetterie, suivi d’achat et vente, dons, recrutement, jeux-concours, etc…) ;
- L’intérêt légitime de l’Institut (sécurité du site, amélioration du service, constitution de preuves, échanges par email et courriers, communication etc…) ;
- Le respect d’une obligation légale (émission du reçu fiscal, obligations juridiques et comptables, etc…).
5. Durées de conservation
Les données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités exposées ci-dessus :
- Les échanges avec le public : temps du traitement, puis archivage limité ;
- Les données liées à la newsletter : jusqu’à désinscription ou 2 ans après la dernière interaction ;
- Les images de vidéosurveillance : 30 jours à compter de leur captation,
- Les données de réservation, d’achat : pour la durée légale applicable ;
- Données liées aux dons : conservation légale de 10 ans à des fins comptables et fiscales,
- Informations relatives à l’apparition publique du donateur : jusqu’au retrait du consentement,
- Les cookies : durée variable selon la nature (maximum 13 mois pour la mesure d’audience).
Toute autre renseignement sur les durées de conservation appliquées par l’Institut océanographique peut être demandé par email à l’adresse donneespersonnelles@oceano.org ou par courrier.
6. Destinataires des données
Seules les personnes habilitées au sein de l’Institut, strictement dans le cadre de leurs missions, ont accès à vos données personnelles.
Elles peuvent également être transmises à nos prestataires techniques, contractuellement tenus au respect de la confidentialité et de la sécurité. De plus, elles peuvent être communiquées à des tiers identifiés, uniquement dans un but légitime et cadre précis (partenaires, administration, professions règlementées etc.)
Aucune donnée n’est cédée à des tiers à des fins commerciales. Les communications aux autorités ne sont réalisées qu’en cas d’obligation légale.
7. Transferts hors de Monaco
Si un traitement devait impliquer un transfert vers un État extérieur à la Principauté en dehors de l’Union Européenne, celui-ci serait effectué uniquement dans les conditions prévues par la loi n°1.565.
8. Vidéosurveillance dans les espaces ouverts au public
Afin d’assurer la sécurité des visiteurs, du personnel et des installations, l’Institut océanographique a installé un dispositif de vidéosurveillance dans certaines zones ouvertes au public du Musée.
a) Finalité du dispositif
Les caméras ont pour seule finalité la prévention et la détection des incidents susceptibles de porter atteinte à la sécurité des personnes ou à la protection des biens du Musée.
Elles ne sont jamais utilisées à des fins de surveillance généralisée ou d’analyse comportementale, ni pour contrôler les déplacements des visiteurs.
b) Zones concernées
Le système couvre exclusivement certains espaces publics du Musée.
Aucun dispositif n’est installé dans des lieux où la présence de caméras porterait atteinte à l’intimité des visiteurs (sanitaires, etc.).
Des pictogrammes visibles et compréhensibles sont affichés à l’entrée des zones filmées, conformément à l’obligation d’information prévue par la loi n°1.565.
c) Nature des données collectées
Le dispositif enregistre uniquement des images. Il n’y a ni enregistrement sonore, ni traitement biométrique, ni technique d’analyse automatisée des comportements.
d) Durée de conservation
Les images sont conservées pour une durée maximale de TRENTE (30) jours, sauf en cas d’incident ou évènement particulier nécessitant une conservation plus longue, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire ou de la gestion d’un litige.
Au-delà de ce délai, elles sont automatiquement supprimées.
e) Accès aux images
L’accès aux enregistrements est strictement limité :
- Au personnel habilité de l’Institut chargé de la sécurité,
- Aux autorités judiciaires ou administratives compétentes dans le cadre de leurs missions.
Aucun prestataire ni tiers non autorisé ne peut consulter les images.
f) Base légale du traitement
Le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’Institut à garantir la sécurité des personnes et des biens, ainsi que sur les obligations légales applicables en matière de protection des biens publics et des visiteurs.
g) Droits des personnes filmées
Toute personne filmée peut :
- Demander confirmation de l’existence d’images la concernant,
- Solliciter l’accès aux images la représentant (dans la limite des droits des tiers et des nécessités de sécurité),
- En demander la conservation ou une copie si celles-ci sont nécessaires à la défense de ses droits.
Pour toute demande concernant la vidéosurveillance, vous pouvez écrire à : donneespersonnelles@oceano.org
Une réponse vous sera fournie dans le délai légal.
9. Gérer l’activité “Club Océano”
Le « Club Océano » accueille des enfants et adolescents souhaitant participer à des activités pédagogiques, scientifiques ou ludiques organisées par l’Institut.
Dans ce cadre, nous collectons certaines données personnelles nécessaires à la gestion des adhésions, à l’organisation des activités du Club et, lorsque les parents y consentent, à la valorisation des actions du Club sur nos supports internes et externes.
a) Données traitées
Les informations collectées concernent notamment :
- L’identité du mineur (nom, prénom, date et lieu de naissance),
- Ses coordonnées et celles de ses représentants légaux (adresse, email, téléphone),
- Les autorisations parentales nécessaires à son inscription et à sa participation,
- L’historique d’adhésion au Club,
- Des données administratives liées aux adhésions (dont certaines données financières),
- Et, le cas échéant, des données relatives à la santé, strictement limitées à celles nécessaires à la sécurité des enfants durant une activité.
Lorsque les parents y consentent explicitement, des photographies ou vidéos prises lors des activités peuvent être utilisées pour valoriser le Club, sur les supports internes ou externes de l’Institut.
b) Finalités et bases légales du traitement
Le traitement des données du Club Océano poursuit deux finalités :
- Gestion du Club Océano et organisation des activités : Les données des membres et de leurs représentants légaux sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de l’Institut afin d’assurer la gestion des adhésions, la planification et le suivi des activités, ainsi que la sécurité et l’accompagnement des enfants lors des sessions.
- Communication et valorisation du Club : La diffusion d’images (photographies ou vidéos) des enfants n’est réalisée que sur la base du consentement explicite des parents ou tuteurs légaux. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans justification et sans conséquence sur l’adhésion au Club.
c) Données particulières : santé
Certaines données relatives à la santé peuvent être collectées lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la sécurité du mineur (ex : allergies, contre-indications, besoins spécifiques).
Ces données sont traitées conformément à l’article 7 de la loi n°1.565, comme étant nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.
Elles ne sont conservées que pour la durée de l’activité à laquelle elles se rapportent.
d) Durées de conservation
- Données d’identité, coordonnées des parents, historique d’adhésion et autorisations parentales : jusqu’à un an à compter de la fin de l’activité.
- Données financières liées aux adhésions : 10 ans, conformément aux obligations comptables.
- Photographies et vidéos : 5 ans ou jusqu’au retrait du consentement.
- Données de santé : durée strictement limitée à la réalisation de l’activité pour laquelle elles sont nécessaires.
e) Accès aux données
Seul le Service Animation de l’Institut a accès aux informations des membres du Club Oceano, et uniquement dans le cadre de ses missions.
Aucune donnée n’est transmise à des tiers, et aucun transfert vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat n’est effectué.
f) Mineurs et représentants légaux
L’inscription d’un enfant au Club Oceano nécessite l’accord de son ou ses représentants légaux.
Les droits prévus par la loi n°1.565 (accès, rectification, suppression, limitation, opposition, retrait du consentement, etc.) peuvent être exercés par les parents au nom de leur enfant, ou par le mineur lui-même lorsque son âge et sa maturité le permettent.
Les demandes peuvent être adressées à : donneespersonnelles@oceano.org
10. Cookies et technologies similaires
Lors de votre navigation sur notre site, des cookies ou technologies similaires peuvent être déposés sur votre terminal.
Ces outils permettent, par exemple, d’assurer le bon fonctionnement du site, de mesurer son audience ou d’améliorer votre expérience de navigation.
a) Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil par votre navigateur.
Il ne permet pas de vous identifier directement, mais il enregistre certaines informations utiles : pages consultées, préférences d’affichage, date et heure de la visite, ou encore type de navigateur utilisé.
b) Types de cookies utilisés
Notre site peut utiliser :
- Des cookies strictement nécessaires, indispensables au fonctionnement du site (gestion de session, affichage, choix de confidentialité). Ils ne peuvent pas être désactivés.
- Des cookies de mesure d’audience, destinés à mieux comprendre comment le site est utilisé afin d’en améliorer le contenu et la navigation.
Les données collectées sont anonymisées, notamment l’adresse IP. - Des cookies de fonctionnalité, permettant d’enregistrer certaines préférences (langue, accessibilité, etc.) pour faciliter votre visite.
- Des cookies soumis à consentement, déposés par des services tiers intégrés au site (lecteurs vidéo, boutons de partage sur les réseaux sociaux, contenus externes).
Ils ne sont déposés qu’avec votre accord.
c) Votre choix : accepter, refuser, personnaliser
Lors de votre première visite, une bannière vous permet :
- D’accepter l’ensemble des cookies,
- De les refuser,
- Ou de personnaliser vos préférences par type de cookie.
d) Durée de conservation
Les cookies ont une durée de vie limitée :
- Les cookies strictement nécessaires durent le temps de la session,
- Les cookies de mesure d’audience (avec IP anonymisée) sont conservés maximum 13 mois,
- Les préférences de consentement sont conservées 6 mois à 1 an selon le type.
e) Comment désactiver les cookies ?
Vous pouvez également bloquer les cookies directement depuis votre navigateur en modifiant ses paramètres. Les modalités varient selon les navigateurs (Chrome, Firefox, Safari, Edge…).
La désactivation de certains cookies peut toutefois affecter la qualité de votre navigation ou empêcher certaines fonctionnalités de fonctionner.
11. Vos droits
Conformément à la loi n°1.565 du 3 décembre 2024, vous disposez de plusieurs droits vous permettant de garder la maîtrise des informations qui vous concernent.
a) Le droit d’accès
Vous pouvez nous demander si nous détenons des données vous concernant, et obtenir une copie de l’ensemble des informations que nous traitons, ainsi que les explications nécessaires.
b) Le droit de rectification
Si certaines données sont inexactes ou incomplètes (une adresse obsolète, un nom mal orthographié…), vous pouvez nous demander de les corriger ou de les mettre à jour.
c) Le droit d’opposition
Dans certains cas, vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées.
Cela concerne notamment la prospection ou l’envoi d’informations si vous ne souhaitez plus en recevoir.
Si le traitement repose sur notre “intérêt légitime”, vous pouvez aussi vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière.
d) Le droit à l’effacement (“droit à l’oubli”)
Vous pouvez nous demander de supprimer vos données lorsque :
- Elles ne sont plus nécessaires,
- Vous retirez votre consentement,
- Vous vous opposez à leur utilisation,
- Ou lorsque la loi l’exige.
Certaines données ne pourront cependant pas être supprimées si une obligation légale impose leur conservation ou si elles sont toujours nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement.
e) Le droit à la limitation du traitement
Dans certains cas, vous pouvez nous demander de “geler” temporairement l’usage de vos données.
Nous continuons à les conserver, mais ne les utilisons plus, le temps :
- De vérifier leur exactitude,
- D’examiner une demande d’opposition,
- Ou parce que vous en avez encore besoin dans le cadre d’un litige.
f) Le droit à la portabilité
Vous pouvez demander à recevoir certaines données dans un format informatique lisible, ou demander qu’elles soient transmises à un autre organisme de votre choix.
Ce droit s’applique uniquement aux données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement est automatisé et repose sur votre consentement ou un contrat.
g) Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
Cela signifie qu’aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ne sera prise uniquement par un système informatique, sans intervention humaine.
Pour exercer vos droits, il vous suffit de nous écrire à : donneespersonnelles@oceano.org ou de nous contacter par courrier postal à l’adresse Institut Océanographique – Fondation Albert Ier, Prince de Monaco – Avenue Saint-Martin, 98000 Monaco.
Une réponse vous sera fournie dans le délai légal d’un mois, prolongeable en cas de demande complexe.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) dont vous trouverez un lien vers le site internet ci-après : https://apdp.mc/
11. Vos droits
Cette politique est susceptible d’être modifiée pour tenir compte d’évolutions législatives, techniques ou organisationnelles.
Toute modification importante sera portée à votre connaissance.